電子印鑑の作り方と無料作成の手順：見積書・請求書での使い方と法的な注意点

見積書や請求書をPDFでメール送付する機会が増え、「紙に印刷して角印を押し、スキャンして戻す」作業を負担に感じている事務担当の方は多いはずです。その手間を減らす手段としてよく使われるのが、印影を画像にした「電子印鑑」です。この記事では、電子印鑑の作り方を説明する前に、そもそも書類に押印が必要なのか、印影画像と電子署名はどう違うのかを、内閣府、法務省、経済産業省が公表した「押印についてのQ&A」と電子署名法の原文に沿って整理します。後半で、整備システム・整備ソフト DREAM POWER に搭載された無料ツール DPHanko での作り方を紹介します。

電子印鑑とは：印影画像と電子署名の違い

「電子印鑑」という言葉は、実際には2つの違うものを指して使われています。1つは、朱色の丸印や角印の見た目を画像にしたもので、WordやExcel、PDFの上に貼り付けて使います。もう1つは、電子契約サービスなどで使われる、暗号技術による「電子署名」を含んだ仕組みです。見た目は同じ印影でも、後者には誰がいつ付けたかを確かめる情報が埋め込まれています。

電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）第2条は、電子署名を、電磁的記録に記録できる情報について行われる措置のうち、「当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること」と「当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること」の両方に該当するもの、と定義しています。印影の画像は誰でも複製して別の書類に貼れますし、貼ったあとで本文の金額が書き換えられても、画像の側からはそれが分かりません。そのため、画像を貼っただけの書類がこの2つの要件を満たすと考えるのは難しく、一般には電子署名とは別のものとして扱われます。

比べる点印影画像（いわゆる電子印鑑）電子署名
中身印鑑の見た目を写した画像（PNGなど）作成者を示し、改変の有無を確かめられる電子的な措置
作るもの画像作成ツール、スキャナー電子証明書と、それを扱う電子契約サービスなど
改ざんの検知できない改変されていないかを確認できる
主な使い道見積書や請求書の体裁、社内の回覧や確認契約書など、後で成立を争われるおそれのある文書
費用無料のツールで作れるサービスにより有料のものが多い

印影画像と電子署名の違い

電子印鑑と呼ばれるものには、印鑑の見た目を写しただけの「印影画像」と、電子署名法第2条にいう「電子署名」の2種類があります。同条は電子署名を、情報がその措置を行った者の作成に係ることを示し、かつ改変が行われていないかを確認できる措置と定義しています。PNGなどの印影画像は複製でき、貼ったあとの書き換えも検知できないため、この要件を満たすとは考えにくいものです。見積書や請求書の体裁を整える目的なら印影画像で足りる場面が多い一方、契約の成立を後で証明する必要がある文書では、電子署名や送受信記録の保存など、別の手段を組み合わせて考えます。

見積書・請求書に押印は必要か：押印についてのQ&Aの考え方

2020年6月19日に内閣府、法務省、経済産業省が連名で公表した「押印についてのQ&A」は、問1で次のように答えています。「私法上、契約は当事者の意思の合致により、成立するものであり、書面の作成及びその書面への押印は、特段の定めがある場合を除き、必要な要件とはされていない。」続けて、特段の定めがある場合を除き、押印をしなくても契約の効力に影響は生じない、としています。

では押印には何の意味があるのかというと、問2が説明しているのは裁判での証拠としての扱いです。民事訴訟法第228条第4項は「私文書は、本人［中略］の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する」と定めており、本人の意思に基づく押印があれば、その文書を本人が作ったことが推定されます。ただしQ&Aは、この推定は相手方の反証で破られ得るものであり、効果は限定的だとも書いています（問3、問4）。

請求書や納品書についての記述もあります。問4では、請求書、納品書、検収書のように法律行為が記載されていない文書は、文書の成立の真正が認められても、請求額の基礎になった売買契約の成立や内容までは、その文書から直接に認められるわけではない、と整理しています。つまり、請求書に角印があるかどうかは、取引そのものの証明にとってそれほど大きな要素ではない、というのがQ&Aの読み方です。

認印や企業の角印の扱い

問5は、認印や企業の角印にも触れています。いわゆる「二段の推定」は実印だけでなく認印にも適用され得るとしつつ、印鑑証明書のない認印では、印影と印章の一致を相手方に争われたときに証明する手段が確保されていないと、推定が及ぶことは難しいと述べています。そのうえで、「そのような押印が果たして本当に必要なのかを考えてみることが有意義」としています。角印を紙で押していても、それだけで証明力が高まるわけではない点は、電子化を考える前提として知っておきたいところです。

押印についてのQ&Aの要点

内閣府、法務省、経済産業省の「押印についてのQ&A」（2020年6月19日）は、契約は当事者の意思の合致で成立し、押印は特段の定めがある場合を除き必要な要件ではないと説明しています。押印の意味は、民事訴訟法第228条第4項により文書が真正に成立したと推定される点にありますが、Q&Aはその効果を限定的としています。また、請求書や納品書のように法律行為が記載されていない文書は、成立の真正が認められても、基礎となる契約の内容まで直接に認められるわけではないと整理しています。見積書や請求書の角印を印影画像に置き換えるかどうかは、取引先の要望と社内ルールで決める性格のものです。

押印の代わりになる手段：メール記録の保存とPDFのパスワード

Q&Aの問6は、文書の成立の真正を証明する手段として、押印以外の方法を具体的に挙げています。整備工場や車販店の日常業務で取り入れやすいものを抜き出すと、次のとおりです。

  • 継続的な取引先とのメールについて、メールアドレス、本文、日時などの送受信記録を保存する（Q&Aは、請求書、納品書、検収書、領収書、確認書などはこの保存だけでも成立の真正が認められる重要な一事情になり得るとしています）
  • 新しい取引先では、契約前の本人確認情報（氏名、住所と、その根拠資料としての運転免許証など）を記録して保存する
  • PDFにパスワードを設定し、パスワードは携帯電話など別の経路で伝える
  • 担当者だけでなく、決裁権のある人も宛先に入れてメールを送る
  • PDFを添付した送信メールと送受信記録を長く保存する
  • 電子署名や電子認証サービスを使う（ログインIDや日時、認証結果を記録できるサービスを含む）

印影画像を貼ることと、これらの手段は両立します。たとえば見積書には体裁として角印の画像を入れ、送付はパスワード付きPDFで行い、メールは削除せず保存しておく、という運用です。PDFのパスワード設定とパスワードの別送については、PDFにパスワードを付ける手順の記事で詳しく説明しています。

電子印鑑を使う前に決めておく社内ルール

印影画像は手軽に作れる反面、ファイルさえあれば誰でも貼れてしまいます。紙の角印を金庫や事務所の引き出しで管理しているのと同じ感覚で、画像ファイルの置き場所と使える人を決めておくと安心です。整備工場の規模であれば、次の5項目を1枚の紙に書いて共有しておくだけでも十分に機能します。

決めること例
使ってよい書類見積書、請求書、納品書、社内の回覧。契約書や役所への提出書類は対象外
使ってよい人社長と事務担当の2名だけ。整備士は担当印のみ
画像の保管場所事務所のパソコンの決まったフォルダ。共有フォルダやメールに置きっぱなしにしない
取引先の確認画像の印影でよいか、初回に一度確認しておく
作り直しの記録書体や大きさを変えたら、いつ変えたかを残す

実印や銀行印のように、印鑑登録や届出をしている印鑑の代わりに画像を使うことはできません。また、他人や他社の名義で印影を作って使う行為は、法令に触れるおそれがあります。従業員が退職するときは、その人の担当印の画像を削除するところまでを手順に入れておくとよいでしょう。

電子印鑑の社内ルール

印影画像の電子印鑑は、作るのは簡単でも、ファイルを持っている人なら誰でも貼れるという弱点があります。そのため使い始める前に、使ってよい書類（見積書、請求書、社内回覧など）と対象外の書類（契約書、官公庁への提出書類など）、使ってよい人、画像の保管場所、取引先への事前確認の4点を決めておくと、紙の角印と同じように管理できます。実印や銀行印など、印鑑登録や届出を伴う印鑑の代わりにはならないことも、ルールの冒頭に書いておきます。退職者の担当印の画像を削除する手順も忘れずに入れておきます。

電子印鑑の作り方：Excel・Word・スキャンとの比較

印影画像を作る方法は大きく3つあります。どれを選んでも、最後は背景が透明な画像にできるかどうかで使い勝手が決まります。背景が白いままの画像を請求書に重ねると、下の会社名や金額の文字が白い四角で隠れてしまうためです。

  1. 本物の印鑑を白い紙に押してスキャンし、画像編集ソフトで背景を消す。実物と同じ印影になる一方、朱肉のかすれや紙の色を消す作業に手間がかかります
  2. ExcelやWordの図形（円や四角）とテキストボックスを組み合わせて作る。追加のソフトは要りませんが、文字の配置や二重丸の調整に時間がかかり、画像として書き出すのも一手間です
  3. 印影作成ツールで会社名や氏名を入力して作る。形と書体を選ぶだけで済み、背景透明のPNGで保存できるものが多いです

作った画像をWordの見積書に入れる場合は、画像を選んで「レイアウト オプション」から「背面」を選ぶと、会社名の文字の後ろに印影を回り込ませることができます。Excelでは画像を挿入したあと、ドラッグで会社名の上に重ねる形になります。どちらも、印刷やPDF化をしたときに文字がにじんで読めなくならないか、一度確認してから本番に使ってください。

電子印鑑の作り方の比較

印影画像の作り方は、本物の印鑑をスキャンして背景を消す方法、ExcelやWordの図形で描く方法、印影作成ツールで文字を入力して作る方法の3つです。スキャンは実物と同じ見た目になりますが背景を消す作業が要り、図形で描く方法は追加ソフト不要でも配置の調整に時間がかかります。どの方法でも、背景が透明なPNGにしておくことが大切で、白い背景のままだと請求書の会社名や金額を隠してしまいます。Wordでは画像のレイアウト オプションで「背面」を選ぶと、文字の後ろに印影を配置できます。

DP-BOX TOOL の DPHanko で電子印鑑を無料作成する手順

整備システム・整備ソフト DREAM POWER をお使いの場合は、画面の「サービス」＞「便利ツール」から開ける DP-BOX TOOL の中に、電子印鑑・角印作成ツール DPHanko があります。追加料金はかからず、会員登録やインストールも要りません。開き方はトップページの「開き方」にまとめています。

  1. 印鑑の種類を選ぶ。担当印（丸印）、会社印（二重丸）、角印（社印）、日付印の4種類です
  2. 会社名や氏名を入力する。入力するとプレビューがその場で変わり、文字数に合わせて配置が自動で調整されます
  3. 書体、色、枠と文字の太さを選ぶ。書体は明朝体、楷書体、毛筆・行書風、ゴシック体など7種類です
  4. 画像サイズを選ぶ。240px、400px、800px（印刷向け）、1200pxから選べます
  5. 「PNGで保存」を押す。背景が透過したPNGがダウンロードされます

朱肉のにじみやかすれを再現する加工と、少し傾ける設定もあります。プレビューの背景を「書類の上」に切り替えると、請求書に重ねたときの見え方を保存前に確かめられます。自社の角印や担当者ごとの担当印は、名前を付けて「よく使う設定」に保存しておけば、次からはプルダウンで選ぶだけです。この設定はお使いのブラウザの中に保存されるため、別のパソコンやシークレットウィンドウでは表示されません。

日付印は、部署名、日付、担当者名を1つにまとめた形の印です。車検証のコピーや部品の納品書を受け取った日を記録するときなど、受領日を残す用途に向いています。日付は自由に変えられるので、当日の日付に差し替えて使えます。

DPHanko の画像作成はお使いのブラウザの中で行われます。印影の書体はWebフォントとして読み込むため、通信状況によっては表示に少し時間がかかることがあります。データの扱いの詳細はトップページの「データの扱い」をご覧ください。作成した印影画像が、すべての契約や手続きで正式な印鑑として認められることを保証するものではありません。提出先の規定をご確認ください。

作った角印を見積書のPDFに入れる方法もあります。DP-BOX TOOL の PDF編集ツール DPPDF では、ロゴや印などの画像を全ページに追加できます。複数の書類を1つにまとめて送りたい場合は、PDFを結合する方法の記事も参考にしてください。

よくある質問

電子印鑑（印影画像）を貼った請求書は有効ですか？
内閣府、法務省、経済産業省の「押印についてのQ&A」は、契約は当事者の意思の合致で成立し、押印は特段の定めがある場合を除き必要な要件ではないと説明しています。請求書に印影画像を使うかどうかは、取引先の要望と社内ルールで決めます。取引先が紙の押印を求めている場合はそれに従ってください。
印影画像は電子署名法の電子署名に当たりますか？
電子署名法第2条は、作成者を示すことと、改変の有無を確認できることの両方を電子署名の要件にしています。画像を貼るだけでは改変を検知できないため、一般には電子署名とは別のものとして扱われます。契約書などには電子署名や送受信記録の保存を検討してください。
実印や銀行印の代わりに使えますか？
使えません。印鑑登録や届出を伴う印鑑の代わりにはなりません。役所への提出書類や金融機関の手続きは、それぞれの窓口の指示に従ってください。
DPHanko で作った角印は別のパソコンでも使えますか？
保存したPNG画像はどのパソコンでも使えます。一方、ツールの「よく使う設定」はブラウザの中に保存されるため、別のパソコンでは同じ設定を作り直す必要があります。
自動車整備システムに電子印鑑の機能が付いているものはありますか？
整備システム・整備ソフト DREAM POWER では、無料ツール群 DP-BOX TOOL の中で電子印鑑の画像（DPHanko）を作れます。整備ソフトのおすすめを比べる際は、帳票の出し方やPDF送付の手順も確認しておくと、押印の手間まで含めて比較できます。

出典・参考資料

記載内容は2026年10月8日時点で公表資料を確認したものです。DP-BOX TOOL の機能は整備システム・整備ソフト DREAM POWER のアップデートで変わることがあります。

DP-BOX TOOL は整備システムの標準機能です

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