お客様の住所や電話番号、車台番号が載った見積書や車検証のPDFを、メールでそのまま送ってよいのか。宛先を1文字間違えたら、知らない人に届いてしまう。ページの多い書類を送ったら「何ページ目の話ですか」と電話で聞き返された。整備工場や車販店の事務でよくある悩みです。この記事では、PDFにパスワードを付ける理由と、パスワードを相手に伝えるときの決まりごと、強いパスワードの作り方、ページ番号やロゴ・印を全ページに入れる方法を、Word や Mac の標準機能も含めて説明します。後半では、整備システム・整備ソフト DREAM POWER に搭載されている無料の業務ツール群 DP-BOX TOOL の「DPPDF」と「DPPass」を使った手順も紹介します。
PDFにパスワードを設定する理由と守れる範囲
PDFのパスワードには、ファイルを開くときに求められるもの（閲覧用）と、印刷や編集を制限するためのもの（権限用）があります。個人情報を送るときに大事なのは前者です。開くときにパスワードが要るPDFは、中身が暗号化されているので、パスワードを知らない人が開いても読めません。
守れるのは「ファイルが意図しない人の手に渡ったとき」です。宛先を間違えた、添付するファイルを取り違えた、相手のパソコンからファイルが漏れた、といった場面で、中身を読まれる危険を下げます。一方で、パスワードを知っている人が開いた後のことは守れません。正しい相手に送ったPDFが、相手の社内で転送されることまでは防げないと考えてください。
個人情報の漏えいと報告の決まり
個人情報保護委員会によると、令和4年4月1日から、個人データの漏えい等が起きて個人の権利利益を害するおそれがある場合、委員会への報告と本人への通知が義務になっています。報告の対象は、要配慮個人情報が含まれる事態、財産的被害が生じるおそれがある事態、不正の目的をもって行われた漏えい等の事態、1,000人を超える漏えい等の事態の4つです。
委員会のQ&A（Q6-19）では、報告を要しない場合の1つとして「高度な暗号化等の秘匿化がされている場合」を挙げ、その条件として、適切な暗号技術を使うことに加え、暗号化した情報と復号鍵を分けて、鍵の漏えいを防ぐ措置などをとることを示しています。パスワードを付けることと、パスワードの扱いを分けることは、セットで考える必要があります。
PDFのパスワードで守れること
PDFの閲覧用パスワードを設定すると、ファイルの中身が暗号化され、パスワードを知らない人は開けなくなります。宛先の打ち間違いや添付ファイルの取り違えで、意図しない相手にPDFが届いたとき、中身を読まれる危険を下げられます。個人情報保護委員会は令和4年4月1日から、個人データの漏えい等のうち一定の事態について委員会への報告と本人への通知を義務にしており、同委員会のQ&Aでは、高度な暗号化がされていて、暗号化した情報と復号鍵が分けて管理されている場合を報告不要の例として示しています。パスワードを付けるだけでなく、パスワードの伝え方まで含めて社内で決めておくことが大切です。
パスワードの別送と、同じメールで送らない理由
PDFにパスワードを付けても、同じメールの本文にパスワードを書いてしまえば、宛先を間違えたときに両方がそろって届きます。これでは鍵をかけた箱と鍵を一緒に渡すのと同じです。
2020年11月24日の内閣府の大臣記者会見では、パスワード付きZIPファイルと、そのパスワードを同じ経路で自動送信する方式を、セキュリティ対策の観点からも、受け取る側の利便性の観点からも適切でないとして廃止すると述べています。そのうえで、ファイルにパスワードをかけるとともに、全く別の経路でパスワードを知らせるのが適切な対応だと説明しています。
| パスワードの伝え方 | 向いている場面 | 注意すること |
|---|---|---|
| 電話で伝える | 初めての相手、個人のお客様 | 0とO、1とlなど聞き間違えやすい文字を避ける |
| SMSで送る | 携帯電話の番号を預かっているお客様 | PDFを送ったメールアドレスとは別の経路になっているか確かめる |
| 事前に決めた共通のパスワード | 毎月書類をやり取りする取引先 | 定期的に変える。退職者が出たら変える |
| 同じメールの本文に書く | 使わない | 誤送信のとき、ファイルとパスワードが両方届く |
パスワード付きZIPファイルについては、情報処理推進機構（IPA）が、暗号化された添付ファイルはメール配送経路上のセキュリティ製品の検知をすり抜けやすく、攻撃メールにも使われたと注意を呼びかけています。受け取る側が暗号化された添付を警戒するのはこのためです。初めて送る相手には、電話で一言「パスワード付きのPDFをお送りします」と伝えておくと、迷惑メールと間違われにくくなります。お客様へのSMSの文面は自動車業界のSMS例文・テンプレート集も参考になります。
PDFのパスワードは別の経路で伝える
PDFにパスワードを付けたら、パスワードはメールとは別の経路で伝えます。同じメールの本文に書くと、宛先を間違えたときにファイルとパスワードが両方そろって届き、暗号化の意味がなくなります。2020年11月24日の内閣府の大臣記者会見でも、パスワード付きZIPとパスワードを同じ経路で送る方式は適切でないとして廃止が述べられ、全く別の経路で知らせるのが適切だと説明されています。整備工場や車販店なら、個人のお客様には電話かSMS、毎月やり取りする取引先には事前に決めた共通のパスワードという使い分けが現実的です。口頭で伝えるなら、0とO、1とlのような紛らわしい文字を避けてください。
PDFのパスワードの作り方と管理の注意
お客様の電話番号の下4桁や、会社名のローマ字といった推測しやすいパスワードは避けます。車台番号の一部も、書類の中身を見れば分かる情報なので向きません。
- 長くする：同じ文字の種類なら、長いほど総当たりで破られにくくなります。文字の種類を増やすより、長さを増やすほうが強さの数値は大きくなります
- 使い回さない：全員に同じパスワードを使うと、1人に知られただけで他のお客様の書類も開けてしまいます
- 伝えやすさも考える：電話で読み上げるなら、0とO、1とl（エル）、I（アイ）のような見間違え・聞き間違えやすい文字は外します
- 控えを残す場所を決める：パスワードを付箋でモニターに貼ると、暗号化した意味が薄れます。社内で保管場所を決めておきます
人が考えたパスワードは、どうしても誕生日や電話番号に寄ります。ランダムに作る道具を使うと、偏りのないパスワードを手早く用意できます。
PDFにページ番号やロゴ・印を全ページに入れる方法
車検証、見積書、整備明細、写真をまとめた資料は、ページ番号があるだけで電話でのやり取りが楽になります。「3ページ目の右下の金額です」と言えれば、相手も迷いません。会社のロゴや角印の画像を全ページに入れておけば、どこの会社の書類かがひと目で分かります。
Word で作る書類なら、PDFにする前に Word のページ番号を入れておくのが簡単です。困るのは、別々のソフトで作ったPDFやスキャンしたPDFを1つにまとめた後です。元のファイルごとに番号が振られていたり、番号がなかったりするので、まとめた後のPDFに通し番号を入れ直す必要があります。複数のPDFをまとめる手順はPDFを結合・並べ替えする方法で説明しています。
| 入れたいもの | 入れる位置の目安 | 気をつけること |
|---|---|---|
| ページ番号 | 下中央か右下 | 元の書類の文字と重ならない位置を選ぶ |
| 会社のロゴ | 右上か左上 | 大きすぎると本文を隠す |
| 角印・担当印の画像 | 社名や担当者名の横 | 社内で押印の扱いを決めてから使う |
印影の画像を作る方法と、見積書や請求書で使うときの注意は電子印鑑の作り方にまとめています。
結合したPDFには通し番号を入れ直す
PDFのページ番号は、Word で作る書類なら、PDFにする前に Word の機能で入れるのが簡単です。手間がかかるのは、車検証のスキャン、見積書、整備明細、写真など、別々に作ったPDFを1つにまとめた後です。元の番号がばらばらだったり番号がなかったりするため、まとめた後のPDFに通し番号を入れ直します。番号は下中央か右下に置き、元の文字と重ならない大きさにします。ページ番号があれば「3ページ目の右下の金額」と電話で伝えられ、聞き返しが減ります。会社のロゴや角印の画像を全ページに入れる場合も、本文を隠さない位置と大きさを決めてから入れてください。
Word や Mac の標準機能でPDFにパスワードを設定する方法
Word からPDFを作るとき
Word の文書をPDFにする場面なら、保存のときにパスワードを付けられます。「ファイル」＞「名前を付けて保存」でファイルの種類を「PDF」にし、オプションで「パスワードで文書を暗号化する」を選ぶと、パスワードを入力する画面が出ます。Microsoft のサポートでは、パスワードを知っている人だけがPDFを開けるようにアクセスを制限できると説明しています。ただし、これは Word から新しくPDFを作るときの方法で、届いたPDFやスキャンしたPDFには使えません。
Mac の「プレビュー」
Mac なら標準の「プレビュー」で、「ファイル」＞「書き出す」を選び、「アクセス権」から「書類を開くときにパスワードを要求」にチェックを入れます。所有者のパスワードも設定してから保存します。すでにあるPDFには「ファイル」＞「アクセス権を編集」からも設定できます。
| 方法 | 既存のPDFに使えるか | ページ番号を入れられるか |
|---|---|---|
| Word で「パスワードで文書を暗号化する」 | 使えない（Word の文書からPDFを作るときだけ） | PDFにする前に Word で入れる |
| Mac「プレビュー」のアクセス権 | 使える | この手順では入れられない |
| DP-BOX TOOL の DPPDF | 使える | 全ページにまとめて入れられる |
DP-BOX TOOL の DPPDF と DPPass でパスワードとページ番号を入れる手順
整備システム・整備ソフト DREAM POWER をお使いなら、Vol.650で搭載された無料の業務ツール群 DP-BOX TOOL を、画面の「サービス」＞「便利ツール」から開けます。インストールや会員登録は要らず、追加料金も回数の制限もありません。開き方はDP-BOX TOOL の開き方にまとめています。
DPPass でパスワードを作る
- DPPass を開くと、ランダムなパスワードが表示されます。初期設定は16文字で、数字・英小文字・英大文字・記号をすべて使います
- 電話で伝えるなら「紛らわしい文字を使わない」にチェックを入れます。0、O、o、l、I、1、| が外れます
- 記号が使えない相手なら「記号」のチェックを外し、そのぶん長さを増やします
- 「コピー」を押してパスワードを控えます。何人分も要るときは「まとめて作る」で50件まで一度に作れます
DPPass のパスワードはブラウザの暗号用乱数機能で作られ、サーバーへ送られることも、ブラウザに保存されることもありません。ページを閉じると消えるので、必要なものは社内で決めた場所に控えてください。「記号が使えないシステム向け」のような条件だけは、名前を付けてブラウザに保存しておけます。
DPPDF でページ番号やロゴを入れ、パスワードを付けて保存する
- DPPDF を開き、PDFをドラッグします。複数のPDFや画像を選ぶと、自動で1つに結合されます
- 並び順を確かめ、要らないページを削除します
- 「ページ番号」を押し、位置（下中央など）、書体（ゴシック体・明朝体）、文字の大きさを選びます。全ページ共通で入ります
- ロゴや印を入れるなら「＋ 画像」で画像を追加し、ドラッグで位置を、角をつまんで大きさを決めます。1ページだけか全ページかを選べます
- 「パスワード保存」を押し、パスワードを2回入力して「暗号化して保存」を押します。開くときにパスワードが必要なPDF（AES-256で暗号化）が保存されます
データの扱い：DPPDF の結合・並べ替え・回転・削除はブラウザの中で処理します。パスワードを付けて保存するときは、処理のためにそのPDFを一時的にサーバーへ送り、処理後ただちに削除します（保存・記録はしません）。画面にもその旨が表示されます。社内の決まりで外部のサーバーに一切出せない書類は、DPPDF のパスワード保存は使わず、Word や Mac の「プレビュー」など、パソコンの中だけで完結する方法でパスワードを付けてください。詳しくはDP-BOX TOOL のデータの扱いをご覧ください。
ページ数が多く、パスワードを付ける前にファイルを軽くしたいときはPDFの圧縮・軽量化の方法を参考にしてください。保存したPDFは、送る前に一度開いて、パスワードを求められること、ページ番号が本文と重なっていないことを確かめます。
DP-BOX TOOL でパスワード付きPDFを作る流れ
DP-BOX TOOL では、DPPass でパスワードを作り、DPPDF でPDFに付けるのが基本の流れです。DPPass は初期設定で16文字のランダムなパスワードを作り、「紛らわしい文字を使わない」にすると0やO、1やlが外れるので電話でも伝えやすくなります。作ったパスワードはサーバーにもブラウザにも残りません。DPPDF では、複数のPDFを結合した後に、ページ番号を全ページ共通で入れ、ロゴや印の画像を追加し、「パスワード保存」で開くときにパスワードが必要なPDFにします。暗号化はAES-256です。パスワード保存のときだけそのPDFを一時的にサーバーで処理し、処理後ただちに削除します。
よくある質問
- PDFのパスワードを忘れたら、開けなくなりますか？
- 開けなくなると考えてください。閲覧用のパスワードは中身の暗号化に使われるため、パスワードなしで開く方法は基本的にありません。パスワードを付ける前の元のPDFは社内に残しておきましょう。
- お客様ごとにパスワードを変えたほうがよいですか？
- 変えるのが安全です。全員に同じパスワードを使うと、1人に知られただけで他のお客様の書類も開けてしまいます。DPPass の「まとめて作る」なら、50件まで一度に用意できます。
- パスワードを付けたPDFを、相手がスマートフォンで開けないと言われました。
- スマートフォンの閲覧アプリによっては、パスワード付きのPDFの扱いが異なることがあります。まずパスワードの入力画面が出るかを確かめてもらい、出ない場合はパソコンで開いてもらうか、別の閲覧アプリを試してもらってください。
- ページ番号を入れたら、元の文字と重なってしまいました。
- 番号の位置を下中央から右下に変える、文字を小さくする、などで調整します。DPPDF では追加した要素をドラッグで動かせます。重なりがないか、保存前に全ページを見て確かめてください。
- 整備システム リースなしで、PDFの書類作りが楽になる製品はありますか？
- 整備システム・整備ソフト DREAM POWER は、見積書や請求書の作成に加えて、PDFの結合・圧縮・パスワード保存ができる DP-BOX TOOL を追加料金なしで使えます。整備システム本体の内容は整備システム・整備ソフト DREAM POWER の紹介ページをご覧ください。
出典・参考資料
- 個人情報保護委員会「漏えい等報告・本人への通知の義務化について」
https://www.ppc.go.jp/news/kaiseihou_feature/roueitouhoukoku_gimuka/ - 個人情報保護委員会 FAQ Q6-19「高度な暗号化等の秘匿化がされている場合」
https://www.ppc.go.jp/all_faq_index/faq1-q6-19_/ - 内閣府「平井内閣府特命担当大臣記者会見要旨 令和2年11月24日」
https://www.cao.go.jp/minister/2009_t_hirai/kaiken/20201124kaiken.html - 情報処理推進機構（IPA）「相談急増／パスワード付きZIPファイルを使った攻撃の例（2020年9月2日）」
https://www.ipa.go.jp/security/emotet/situation/emotet-situation-04.html - Microsoft サポート「Office デスクトップ アプリで PDF または XPS に保存または変換する」
https://support.microsoft.com/ja-JP/Office/collab-files/save-or-convert-to-pdf-or-xps-in-office-desktop-apps - Apple サポート「Macの『プレビュー』でPDFをパスワードで保護する」
https://support.apple.com/ja-jp/guide/preview/prvw587dd90f/mac - DP-BOX TOOL 公式の機能説明（DPPDF・DPPass、2026年10月確認）
記載内容は2026年10月8日時点で公表資料を確認したものです。DP-BOX TOOL の機能は整備システム・整備ソフト DREAM POWER のアップデートで変わることがあります。
DP-BOX TOOL は整備システムの標準機能です
PDF・CSV・画像・宛名印刷など16種類の業務ツールは、整備システム・整備ソフト DREAM POWER に含まれています。追加料金・回数制限はありません。ご利用中の方は最新版へのアップデートと開き方を、まだお使いでない方は整備システムの資料と使い方をご案内します。
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