請求書や見積書、契約書類の返送、取引先へのDM。整備工場や車販店では、はがきよりも封筒で送る書類のほうが多いかもしれません。封筒への宛名書きは1通なら手書きで済みますが、月末の請求書発送で数十通になると、宛名ラベルや封筒への直接印刷を使ったほうが早く、読み間違いも減ります。この記事では、封筒の種類と郵便料金の区分、封筒に直接刷る方法とラベルを貼る方法の違い、ラベル用紙の面付けの合わせ方、窓あき封筒との比較を説明します。後半で、整備システム・整備ソフト DREAM POWER に入っている無料ツール「DP-BOX TOOL」の宛名印刷での手順も紹介します。
業務でよく使う封筒の大きさと郵便料金の区分
事務所でよく使われるのは、A4を三つ折りにして入れる長形3号、B5を四つ折りにして入れる長形4号、A4を折らずに入れる角形2号の3種類です。日本郵便の料金表では、定形郵便物は長さ14〜23.5cm、幅9〜12cm、厚さ1cmまで、重さ50gまでの長方形とされています。これを超える角形2号のような封筒は定形外郵便物になり、長辺34cm以内・短辺25cm以内・厚さ3cm以内・重さ1kg以内なら「規格内」として扱われます。
| 封筒 | 寸法（mm） | 入れる書類の例 | 郵便物の区分 | 料金（日本郵便の料金表） |
|---|---|---|---|---|
| 長形3号（長3） | 120×235 | A4三つ折りの請求書・見積書 | 定形 | 50g以内 110円 |
| 長形4号（長4） | 90×205 | B5四つ折りの案内、振込用紙 | 定形 | 50g以内 110円 |
| 角形2号（角2） | 240×332 | A4を折らずに入れる契約書類・カタログ | 定形外（規格内） | 50g以内 140円、100g以内 180円 |
長形3号は定形の上限（23.5cm×12cm）とちょうど同じ大きさです。中身を詰め込みすぎて厚さが1cmを超えたり、50gを超えたりすると定形外の料金になります。請求書に明細や振込用紙を何枚も同封するときは、1通だけはかりに載せて確かめてから切手を貼ると、料金不足で戻ってくる失敗を防げます。
長形3号と角形2号の郵便料金の違い
長形3号（120mm×235mm）は日本郵便の定形郵便物に入り、50g以内なら110円で送れます。定形郵便物は長さ14〜23.5cm、幅9〜12cm、厚さ1cmまで、重さ50gまでと決められており、長形3号はその上限ちょうどの大きさです。一方、A4を折らずに入れる角形2号（240mm×332mm）は定形外郵便物になり、規格内（長辺34cm以内・短辺25cm以内・厚さ3cm以内・1kg以内）なら50g以内140円、100g以内180円です。請求書を毎月まとめて送る工場なら、三つ折りで長形3号に収めるか、折らずに角形2号で送るかで、1通あたりの料金が変わります。
封筒に直接印刷するか、宛名ラベルを貼るか
封筒の宛名を印刷する方法は、封筒そのものをプリンタに通す方法と、ラベル用紙に刷って貼る方法の2通りです。どちらが向いているかは、プリンタと封筒の種類、通数で決まります。
| 方法 | 向いている場面 | 注意点 |
|---|---|---|
| 封筒に直接印刷 | 長形3号・長形4号を月に数十通。仕上がりをきれいにしたい | 封筒の厚みで給紙できない機種がある。フタの向きで印刷面が変わる |
| 宛名ラベルを貼る | 角形2号や厚手の封筒、クラフト封筒。プリンタが封筒に対応していない | 貼る手間がかかる。ラベルの面付けを用紙に合わせる必要がある |
| 手書き | 数通だけ、急ぎの1通 | 字の読みにくさが配達の遅れや誤配の原因になる |
封筒に直接刷るときのつまずきどころ
封筒は普通紙より厚く、貼り合わせ部分で段差があります。家庭用や事務用のプリンタでは、背面や前面の手差しトレイからしか正しく送れない機種も少なくありません。フタ（ベロ）を開いた状態で送るか閉じた状態で送るか、フタが上か下かによって、宛名が刷られる面と向きが変わります。Microsoft のサポート情報でも、Wordで封筒を差し込み印刷する際は、印刷オプションで封筒の置き方を確認し、図に合わせて封筒をプリンタに入れるよう案内されています。
長形3号の宛名は縦書きが一般的で、郵便番号枠の付いた封筒なら枠に合わせて郵便番号を刷ります。角形2号は縦書きでも横書きでも構いませんが、ラベルを貼る場合は横書きが収まりやすくなります。
封筒の宛名印刷で失敗しない給紙の確かめ方
封筒に直接宛名を刷るときは、本番の前に1枚だけ給紙の向きを試すのが確実です。封筒は普通紙より厚く、貼り合わせの段差もあるため、機種によっては手差しトレイからしか送れません。フタを開くか閉じるか、フタを上にするか下にするかで、宛名の刷られる面と上下が変わります。まず封筒の表に鉛筆で小さく「上」と書いてプリンタに1枚通し、どの向きで入れれば正しく刷れるかを確認してから、残りを数十枚ずつ給紙します。厚手のクラフト封筒や角形2号で給紙が安定しないときは、無理に通さず宛名ラベルに切り替えたほうが、紙詰まりと刷り損じを防げます。
宛名ラベル用紙の面付けを合わせる方法
宛名ラベルは、A4の台紙に同じ大きさのラベルが縦横に並んだ用紙です。1枚に何面並ぶかによって、1枚のラベルに入る文字の量が変わります。よく使われるのは次のような面付けです。
| 面付け | 並び（列×行） | 向いている用途 |
|---|---|---|
| 12面 | 2×6 | 住所が長い宛名、会社名と部署名まで入れる法人あて |
| 21面 | 3×7 | 一般的な個人あての宛名 |
| 44面 | 4×11 | 郵便番号と氏名だけの小さなラベル、社内便 |
同じ「12面」でも、メーカーや品番によってラベルの寸法や余白がわずかに違います。印刷ソフトの定型に頼らず、ラベル用紙のパッケージに書かれた寸法を確かめて入力するのが確実です。入力が必要になる値は、次の6つです。
- 列数と行数（例：2列×6行）
- 1面の幅と高さ（mm）
- 用紙の左端から最初のラベルまでの余白（mm）
- 用紙の上端から最初のラベルまでの余白（mm）
- ラベル同士の横の間隔（mm）
- ラベル同士の縦の間隔（mm）
パッケージに寸法が書かれていないときは、定規で1枚目のラベルの位置と大きさを測ります。1mmのずれでも、12面なら6行目、44面なら11行目では文字がラベルの外にはみ出すことがあるので、試し刷りでは最上段と最下段の両方を確かめてください。
宛名ラベルの面付けが合わないときの直し方
宛名ラベルの印字が下の段ほどずれていく場合は、ラベルの高さか縦の間隔の入力値が実物と違っています。ラベル用紙は1枚のA4に12面、21面、44面などが並ぶため、1面あたり0.5mmの差でも、11行目では5mm以上の差になります。直すときは、まず普通紙に試し刷りしてラベル用紙と重ね、光にかざして1段目と最下段のずれを見比べます。1段目から同じ量だけずれているなら余白の値を、下に行くほど広がるなら高さか間隔の値を修正します。パッケージに書かれた寸法を入力するのが基本ですが、同じ面数でも品番で寸法が違うため、品番を変えたときは必ず測り直します。
窓あき封筒と宛名印刷の比較
請求書の発送が多い事業所では、宛名を印刷しない方法として窓あき封筒を使うこともあります。請求書の所定の位置に宛先を刷っておき、三つ折りにして封入すると、窓から宛名が見える仕組みです。
| 比較項目 | 窓あき封筒 | 封筒・ラベルへの宛名印刷 |
|---|---|---|
| 宛名の印刷 | 不要（請求書に刷った宛先が窓から見える） | 封筒またはラベルに別途印刷する |
| 宛先の取り違え | 請求書と宛先が一体なので起きにくい | 封入時に別の人の請求書を入れる恐れがある |
| 準備 | 請求書の宛先位置を窓に合わせて設計する必要がある | 既存の封筒をそのまま使える |
| 向かない書類 | 宛先欄の位置が決まっている他社様式の書類 | とくになし |
| 中身の見え方 | 折り方を誤ると宛名以外の内容が窓から見える | 外から中身は見えない |
窓あき封筒は、請求書を自社のソフトで作っていて、宛先の位置を窓に合わせられる場合に効果が大きい方法です。反対に、見積書・車検証の写し・保険書類のように様式がばらばらな書類を送るなら、封筒やラベルに宛名を刷るほうが融通が利きます。
請求書を封筒で送るときの確認
- 封入前に、宛名と中の請求書の宛先が同じかを1通ずつ確かめる。差し込み印刷では並び順を揃えておくと照合しやすくなります
- 個人のお客様の請求書は、明細から車両や金額が分かるため、他人あてに誤って入れると個人情報の漏えいになります
- メールで送れる取引先は、請求書をPDFにして送る方法もあります。複数の書類を1つにまとめる手順はPDFを結合する方法で説明しています
Excelの住所録から封筒・ラベルに差し込む一般的な手順
封筒やラベルへの差し込み印刷は、はがきと同じく住所録の各行を1通ずつ流し込む仕組みです。Excelで住所録を管理している場合、Wordの差し込み印刷機能を使うのが一般的な方法です。Microsoft のサポート情報では、Excelの列名を挿入するフィールド名と一致させること、郵便番号の先頭の0が削除されないよう書式に注意すること、データを最初のシートにまとめること、Wordにつなぐ前にExcel側の修正を終えることが、準備として挙げられています。
- 住所録に、郵便番号・住所1・住所2・会社名・氏名・敬称の列を作る
- 法人あては会社名に「御中」、担当者あては氏名に「様」と、敬称を分けて入れる
- 差し込み印刷のできるソフトやツールで住所録を読み込み、封筒またはラベル用紙の種類を選ぶ
- 宛名・住所・郵便番号の項目を配置し、数件をプレビューで確認する
- 普通紙に試し刷りし、封筒やラベル用紙と重ねて位置を確かめてから本番印刷する
整備システムや車販ソフトから書き出したCSVをExcelで開くと、郵便番号や電話番号の先頭の0が落ちることがあります。直し方はCSVで先頭の0が消える・文字化けする原因と直し方にまとめています。
DP-BOX TOOL の宛名印刷（DpAtena）で封筒・ラベルを刷る手順
整備システム・整備ソフト DREAM POWER をお使いの場合は、画面の「サービス」＞「便利ツール」から開ける DP-BOX TOOL の宛名印刷（DpAtena）で、封筒と宛名ラベルの差し込み印刷ができます。追加料金・回数制限はなく、インストールや会員登録もいりません。
- 「① データ読み込み」で顧客データのCSVを読み込む。整備システム・整備ソフト DREAM POWER の「メニュー」＞「顧客管理」＞「データ出力」で書き出したCSVは「DREAMPOWERから取り込む」から開けます
- プレビュー上部の「用紙」で「長3封筒 (120×235)」「長4封筒 (90×205)」「角2封筒 (240×332)」「ラベルシール (A4)」のいずれかを選ぶ
- ラベルシールの場合は、面付けの定型（12面 2×6、21面 3×7、44面 4×11）を選ぶか、列数・行数・面の幅と高さ・余白・面間隔をmmで入力する
- 印字項目をドラッグして配置し、項目ごとに縦書き・横書きを切り替える。封筒は縦書き、ラベルは横書きといった使い分けができます
- 「🖨 印刷」から「テスト印刷」を選んで普通紙に刷り、封筒やラベル用紙と重ねて光にかざして位置を確かめてから「本番印刷」へ進む
法人あての住所録で氏名の欄が空の行は、会社名を宛名にし、敬称も「御中」に整えます。「法人名」「取引先名」「得意先」といった列名も会社名として扱われ、「〒」「所在地」のような書き方も郵便番号・住所の列として自動で対応づけられます。一覧にない変形サイズの封筒は「カスタムサイズ」で幅と高さを入力すれば作れます。
取引先向けの封筒、個人あての案内、社内便のラベルというように、用途ごとにレイアウトに名前を付けて保存しておくと、次回は選ぶだけで切り替わります。宛先リストは個人情報のためサーバーに保存されません。データの扱いはDP-BOX TOOL のデータの扱いで説明しています。
封筒は機種によって手差しトレイからしか給紙できず、フタの向きで印刷面も変わります。ラベルシールはわずかなずれが全体に響くので、本番の用紙に刷る前に普通紙で試し刷りし、ラベル用紙と重ねて確かめてください。はがきの宛名は年賀状の宛名印刷で手順を紹介しています。
よくある質問
- 長形3号の封筒は定形郵便で送れますか。
- 長形3号は120mm×235mmで、日本郵便の定形郵便物（長さ14〜23.5cm、幅9〜12cm、厚さ1cmまで、50gまで）に収まります。50g以内なら110円です。中身が多く50gや厚さ1cmを超えると定形外になります。
- 角形2号の封筒の郵便料金はいくらですか。
- 角形2号（240mm×332mm）は定形外郵便物の規格内に入り、日本郵便の料金表では50g以内140円、100g以内180円です。重さは送る前に量って確かめてください。
- 宛名ラベルの下の段ほど印字がずれます。
- ラベルの高さか縦の間隔の値が、実際の用紙と合っていない可能性があります。パッケージの寸法を入力し直すか、定規で測って修正してください。
- 車販ソフトから書き出した顧客データで宛名ラベルを作れますか。
- 車販ソフトや車両販売システムが顧客データをCSVで書き出せれば、差し込み印刷のできるツールに読み込んで宛名ラベルにできます。郵便番号の先頭の0が消えていないか、印刷前に確認してください。
- 窓あき封筒と宛名印刷はどちらがよいですか。
- 自社で作る請求書を毎月まとめて送るなら、宛名の印刷がいらない窓あき封筒が効率的です。様式の違う書類をいろいろ送るなら、封筒やラベルへの宛名印刷のほうが使い回せます。
出典・参考資料
- 日本郵便「手紙・はがきの料金」（定形郵便物・定形外郵便物の料金とサイズ）
https://www.post.japanpost.jp/send/domestic/charge/list/one_two.html - Microsoft サポート「封筒の差し込み印刷を行う」
https://support.microsoft.com/ja-jp/office/%E5%B0%81%E7%AD%92%E3%81%AE%E5%B7%AE%E3%81%97%E8%BE%BC%E3%81%BF%E5%8D%B0%E5%88%B7%E3%82%92%E8%A1%8C%E3%81%86-654d563e-e9d6-47b5-b7bd-539064938b9d - Microsoft サポート「Excel でアドレス帳の宛名ラベルを作成して印刷する」
https://support.microsoft.com/ja-jp/excel/create-and-print-mailing-labels-for-an-address-list-in-excel - DP-BOX TOOL 公式の機能説明・よくある質問（2026年10月確認）
記載内容は2026年10月8日時点で公表資料を確認したものです。DP-BOX TOOL の機能は整備システム・整備ソフト DREAM POWER のアップデートで変わることがあります。
DP-BOX TOOL は整備システムの標準機能です
PDF・CSV・画像・宛名印刷など16種類の業務ツールは、整備システム・整備ソフト DREAM POWER に含まれています。追加料金・回数制限はありません。ご利用中の方は最新版へのアップデートと開き方を、まだお使いでない方は整備システムの資料と使い方をご案内します。
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