車検案内はがきの宛名印刷：顧客・車両データの差し込みと印字ずれの直し方

車検案内はがきは、整備工場の売上を左右する大事な販促物です。ところが実際の作業は、整備システムから対象の車を抜き出し、宛名と車両の情報をはがきに刷り、ずれた分を刷り直す、という地道な事務の繰り返しです。この記事では、車検案内はがきを送る時期、文面に入れる項目、顧客・車両データの差し込み方、そして印字位置がずれるときの直し方を順に説明します。最後に、整備システム・整備ソフト DREAM POWER に入っている無料ツール「DP-BOX TOOL」の宛名印刷を使った手順を紹介します。

車検案内はがきを送る時期：満了日の2か月前から受検できる

国土交通省は道路運送車両法施行規則を改正し、2025年4月1日から、車検（継続検査）を受けられる期間を「有効期間満了日の1か月前から満了日まで」から「2か月前から満了日まで」に広げました。この期間に受ければ、残っている有効期間を失わずに新しい車検証へ更新できます。改正の目的は、年度末に集中する車検の混雑をならし、整備士の働き方を改善することだと説明されています。

案内はがきの発送時期も、この制度に合わせて見直す価値があります。以前は満了の1か月半前ごろに届くよう出す工場が多かったはずですが、2か月前から受けられる今は、それより前にお客様の手元へ届いていないと、予約の選択肢を狭めてしまいます。

タイミング送るものねらい
満了の3か月前ごろ車検案内はがき（1通目）2か月前の受検開始に間に合うよう、予約を考えてもらう
満了の2か月前〜1か月半前電話・SMSでの確認はがきを見落とした方への声かけ
満了の1か月前再案内（はがきまたはSMS）まだ予約のない方へ最後の案内

上の表は一例です。3月や12月のように車検が集中する月は、作業枠が埋まる前に案内を出せるよう、発送をさらに早める工場もあります。制度の詳しい説明は車検はいつから受けられるかでもまとめています。

車検案内はがきを出すのに適した時期

車検案内はがきは、車検証の有効期間満了日の3か月前ごろに届くよう出すのが、2025年4月以降の制度に合った目安です。国土交通省の省令改正により、2025年4月1日からは満了日の2か月前から満了日までの間に車検を受けても、残りの有効期間が失われなくなりました。改正前は1か月前からだったため、満了の1か月半前に届く案内で間に合っていましたが、今はそれだと受検できる期間の半分近くが過ぎてしまいます。繁忙期の3月に満了を迎える車なら、12月中に案内を届け、1月から2月の空いている時期に入庫してもらう段取りが組めます。

車検案内はがきの文面に入れる項目

車検案内はがきの役割は、お客様に「自分の車の車検がいつ切れるか」を知らせ、予約の行動を起こしてもらうことです。電子車検証は2023年1月から（軽自動車は2024年1月から）交付されており、国土交通省の電子車検証特設サイトでは、有効期間や住所などは券面に記載されず、車検証閲覧アプリで確認する情報だと説明されています。お客様が車検証を見ても満了日がすぐ分からない場合があるため、はがきに満了日をはっきり書くことの意味は以前より大きくなっています。

項目入れる理由差し込みに使う列の例
お客様の氏名宛名と別に、文面でも呼びかけると読んでもらいやすい氏名
車名・登録番号複数台お持ちのお客様がどの車の案内か分かる車名、登録番号
車検の満了日いちばん知りたい情報。大きく目立つ位置に有効期間満了日
受けられる期間「○月○日から受けられます」と書くと早めの予約につながる満了日から計算した日付
予約の方法電話番号、受付時間、予約フォームのQRコードなど全件共通（レイアウトに固定）
代車・引取納車の有無来店の手間が気になる方への案内全件共通
前回の走行距離や点検内容オイル交換などの提案につなげる前回走行距離など

予約フォームのQRコードを載せる場合は、作り方と読み取りテストの注意点をQRコードの作り方で説明しています。

はがきに載せる情報と個人情報の配慮

はがきは配達の途中で文面が誰にでも見える郵便物です。氏名と住所は宛名として必要ですが、登録番号や車名まで載せると、どこにどんな車があるかが第三者に分かることになります。登録番号は下4桁だけにする、車名だけにする、文面を内側に隠せる圧着はがきを使う、といった工夫を検討してください。個人情報保護法第23条は、個人データの漏えいなどを防ぐための必要かつ適切な措置を求めています。

車検案内はがきに必ず入れたい3つの情報

車検案内はがきに最低限入れたいのは、どの車の案内か（車名・登録番号）、いつ満了するか（有効期間満了日）、どう予約するか（電話番号や受付時間）の3つです。2023年1月から交付が始まった電子車検証では、有効期間満了日が券面に記載されず、車検証閲覧アプリで確認する仕組みになりました。お客様が自分で満了日を確かめにくくなった分、はがきで満了日を大きく示す価値が上がっています。あわせて「○月○日から受けられます」と、満了日の2か月前の日付を書いておくと、繁忙期を避けた早めの予約を促せます。登録番号を載せる場合は、下4桁だけにするなど、見える情報を絞る配慮も検討してください。

顧客・車両データを車検案内はがきに差し込む手順

差し込み印刷は、整備システムから書き出したCSVの各行を、はがき1枚ずつに流し込む仕組みです。宛名だけでなく、車名や満了日のような車両の情報も同じ要領で差し込めます。一般的な流れは次のとおりです。

  1. 整備システムで、満了日が対象の月に入る車を検索して抽出する
  2. 抽出結果をCSVで書き出す。顧客の住所・氏名と、車名・登録番号・満了日が同じ行に並んでいることを確認する
  3. 廃車済み、他店で車検を受けると連絡のあった車、転居先不明の住所を外す
  4. 差し込み印刷のできるソフトやツールでCSVを読み込み、はがきの決まった位置に各列を配置する
  5. 数件をプレビューして、日付や登録番号が正しい列から入っているかを確かめる
  6. 普通紙に試し刷りしてから、はがきに本番印刷する

日付と数字の列でよく起きる問題

満了日の列は、CSVをExcelで開いた時点で「2027/3/15」のような日付に自動変換され、和暦の表記や桁の揃え方が変わることがあります。登録番号の数字部分も、先頭が0の場合に0が落ちることがあります。CSVはExcelで上書き保存せず、そのまま差し込み印刷に渡すのが安全です。原因と対処はCSVで先頭の0が消える・文字化けする原因と直し方にまとめています。

1世帯で2台以上お持ちのお客様は、満了日が近ければ1通にまとめたほうが親切です。ただし満了月が違う車を1通にまとめると、後の車の案内が早すぎて忘れられてしまうので、満了月ごとに分けて送るのが基本です。

車検案内はがきの差し込み印刷で失敗しない準備

車検案内はがきの差し込み印刷で多い失敗は、宛名と車両情報が別の人のものになる、満了日の表記が崩れる、の2つです。前者は、顧客データと車両データを別々に書き出してExcelで貼り合わせたときに、並び順がずれて起こります。整備システムの車検案内用の抽出機能を使い、1行に顧客と車両の情報がそろったCSVを書き出せば、この取り違えは起きません。後者は、CSVをExcelで開いて保存し直したときに日付が自動変換されて起こります。本番前に先頭・中ほど・末尾の3件をプレビューし、宛名と車名、満了日の組み合わせを車検証の控えと突き合わせると、刷り直しをほぼ防げます。

車検案内はがきの印字位置がずれる原因と直し方

差し込み印刷で最も時間を取られるのが、印字位置のずれです。原因は大きく給紙、余白、倍率の3つに分けられます。どれに当たるかは、ずれ方を見るとおおよそ見当が付きます。

ずれ方考えられる原因直し方
全体が少し小さく、端に寄るほどずれる倍率（「用紙に合わせる」が有効）印刷ダイアログで倍率を100％（実際のサイズ）にする
全体が同じ量だけ上下左右にずれるプリンタの印字開始位置の個体差ずれた量を測り、ソフトの位置調整で逆方向へ動かす
1枚ごとにずれ方が違う給紙（はがきの反り、トレイのガイドの緩み）はがきの反りを直し、ガイドを用紙にぴったり合わせる
端の文字だけ欠ける余白（プリンタが印刷できない範囲）項目を内側へ寄せる。フチなし設定を宛名面で使わない
裏表や上下が逆に刷られる給紙の向きトレイの図を確認し、1枚だけ試してから束で入れる

倍率は、ブラウザから印刷する場合もアプリから印刷する場合も同じ考え方です。「用紙に合わせる」「フィット」が有効だと、画面上では正しい配置が数ミリ縮んで刷られます。まずここを100％にし、それでも残るずれを位置調整で補正する、という順番で進めると、何度も刷り直さずに済みます。

はがきは普通紙より厚く、プリンタによっては背面の手差しトレイからしか正しく送れないことがあります。束で入れると2枚重なって送られる場合もあるので、枚数が多いときは数十枚ずつに分けて給紙してください。

はがきの印字ずれを最短で直す順番

はがきの印字ずれは、倍率、給紙、位置調整の順に確かめると最短で直せます。最初に印刷ダイアログの倍率が100％（実際のサイズ）になっているかを見ます。「用紙に合わせる」が有効だと全体が数ミリ縮み、端ほどずれが大きくなります。次に給紙を見ます。はがきが反っていたりトレイのガイドが緩かったりすると、1枚ごとにずれ方が変わります。それでも全体が同じ方向へ一定量ずれるなら、プリンタの印字開始位置の個体差です。普通紙に刷った紙をはがきと重ね、ずれた量を定規で測って、ソフトの位置調整で逆方向へ同じだけ動かせば、次回からその機種に合った状態で刷れます。

自社で印刷するか、発送代行やSMSを使うか

車検案内を自社で刷る方法のほかに、はがきの印刷から投函までを外部に任せる方法や、SMSで案内する方法もあります。それぞれに向き不向きがあります。

方法向いている工場注意点
自社で宛名印刷月の案内が数十〜100枚程度で、文面を自分たちで決めたい印刷と投函の手間、インク代がかかる。郵便料金ははがき1通85円
はがきの発送代行毎月の枚数が多い、事務の人手が足りないデータの受け渡し方法と締め日を決める必要がある
SMSでの案内携帯電話番号がそろっている、若い世代のお客様が多い文字数に制限があり、満了日など要点に絞る

印刷から発送までを任せたい場合は車検・点検案内ハガキの発送代行、SMSの文面例は自動車業界のSMS例文・テンプレート集を参考にしてください。はがきとSMSを組み合わせて、1通目ははがき、再案内はSMSと使い分ける方法もあります。

DP-BOX TOOL の宛名印刷（DpAtena）で車検案内はがきを刷る手順

整備システム・整備ソフト DREAM POWER をお使いの場合は、画面の「サービス」＞「便利ツール」から DP-BOX TOOL の宛名印刷（DpAtena）を開けば、車検点検案内で抽出した顧客・車両データをそのまま差し込めます。追加料金・回数制限はなく、インストールや会員登録もいりません。

  1. 整備システム・整備ソフト DREAM POWER の「メニュー」＞「整備」＞「車検点検案内」で対象を検索し、「F8印刷」＞「任意プログラム起動」などでCSVを書き出す（保存先は C:ASMSCSV）
  2. DpAtena の「① データ読み込み」で「DREAMPOWERから取り込む」を押す。場所をコピーしてファイル選択を開くボタンで C:ASMSCSV が開きます
  3. プレビュー上部の「用紙」で「車検案内はがき・横書き (100×148)」を選ぶ
  4. 「＋ 印字項目を追加」で、車名・登録番号・満了日などの項目を置く。列名のほか {列30} のように列番号でも指定でき、{=列30+列31} の形で合計も出せます
  5. 文字をドラッグして位置を整え、右下の青いハンドルで幅と高さを変える。位置と大きさはmm単位で数値入力もできます
  6. 「🖨 印刷」で「テスト印刷」（1〜3枚）を普通紙に刷り、はがきと重ねて光にかざして位置を確かめてから「本番印刷」へ進む

すでに文面が印刷された案内はがきに宛名と車両情報だけを載せたいときは、「下敷き取込」でそのはがきをスキャンした画像やPDFを背景に敷き、枠に合わせて項目を置けます。下敷き自体は通常は印刷されません。Word・Excelで作った文面を使う場合は、いったんPDFに保存してから取り込みます。

作ったレイアウトに名前を付けて保存しておけば、来月からは同じ用紙を選ぶだけで呼び出せます。アカウント登録（任意）をすると、保存したレイアウトを別のパソコンでも使えます。宛先リストは個人情報のため保存されません。ツールの全体像はDP-BOX TOOL の16ツール一覧をご覧ください。

刷ってみてずれていたら、まず印刷ダイアログの倍率を100％にし、残ったずれはプレビュー右下の「位置調整 mm」で全体を逆方向へ動かします。年賀状など季節のはがきも同じ画面で作れます。手順は年賀状の宛名印刷で紹介しています。

よくある質問

車検案内はがきは満了日のどれくらい前に出せばよいですか。
2025年4月1日から、車検は満了日の2か月前から受けられるようになりました。その時期に予約を考えてもらえるよう、満了の3か月前ごろに届く発送が目安です。
車検案内はがきに登録番号を載せても問題ありませんか。
はがきは配達の途中で文面が見えるため、載せる情報は必要な範囲に絞るのが無難です。下4桁だけにする、車名だけにする、圧着はがきを使うといった方法があります。
印字位置が毎回少しずつ違う方向にずれます。
1枚ごとにずれ方が違う場合は、給紙が原因のことが多いです。はがきの反りを直し、トレイのガイドを用紙に合わせ、枚数を減らして給紙してください。全体が同じ量だけずれる場合は、ソフトの位置調整で補正できます。
車検案内を出しやすい自動車整備システムを選ぶには、何を見ればよいですか。
満了月で対象車を抽出でき、顧客と車両の情報を1行にそろえたCSVで書き出せるかを確認してください。リースなしで導入できる整備システムかどうかもあわせて比べたい場合は、整備システム比較で一覧にしています。
自社で刷る手間を減らしたい場合はどうすればよいですか。
毎月の枚数が多い場合は、はがきの発送代行に任せる方法があります。SMSでの案内と組み合わせる工場もあります。

出典・参考資料

記載内容は2026年10月8日時点で公表資料を確認したものです。DP-BOX TOOL の機能は整備システム・整備ソフト DREAM POWER のアップデートで変わることがあります。

DP-BOX TOOL は整備システムの標準機能です

PDF・CSV・画像・宛名印刷など16種類の業務ツールは、整備システム・整備ソフト DREAM POWER に含まれています。追加料金・回数制限はありません。ご利用中の方は最新版へのアップデートと開き方を、まだお使いでない方は整備システムの資料と使い方をご案内します。

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